Kategorie: Haupt-, Wirtschafts- und Finanzausschuss

Die Stadt Bochum gibt Auskunft über ihre Microsoft 365-Nutzung und erklärt ihre Strategie bei der Auswahl von Software-Lösungen. Etwa 5.500 Mitarbeitende nutzen täglich US-basierte Software, die Verwaltung prüft kontinuierlich europäische Alternativen.

Die Verwaltung hat eine umfangreiche Anfrage der Fraktion Die Linke zur Software-Nutzung und digitalen Souveränität beantwortet. Die Fraktion hatte vor dem Hintergrund europäischer Trends zur Reduzierung der Abhängigkeit von US-Technologieunternehmen sechs Fragen zu den städtischen IT-Systemen gestellt.

Kosten für US-Software betragen mehrere Millionen Euro

Bei den Gesamtkosten für US-basierte Software nennt die Verwaltung die größten aktuellen Ausgaben:

• Microsoft: rund 4,5 Millionen Euro pro Jahr
• Palo Alto: etwa 550.000 Euro
• VMware/Broadcom: circa 420.000 Euro
• Citrix: etwa 240.000 Euro
• Adobe: rund 220.000 Euro

Die Verwaltung bewertet bei Alternativen nicht nur Lizenzpreise, sondern die gesamte Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus einer Lösung. Open-Source- oder regionale Produkte könnten trotz günstiger Einstiegskosten höhere Integrations-, Betriebs- und Wartungsaufwände verursachen.

Datenschutz durch EU-Rechenzentren und Verschlüsselung

Zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung führt die Verwaltung mehrere Maßnahmen auf: Alle Anbieter müssen nachweisen, dass ihre Lösungen datenschutzkonform arbeiten und die Speicherung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU erfolgt. Zusätzlich kommen moderne Verfahren zur Datenverschlüsselung zum Einsatz.

Jede technische Lösung wird vor ihrem Einsatz durch den behördlichen Datenschutz geprüft, dabei werden auch mögliche Risiken durch den US-amerikanischen „CLOUD Act“ bewertet. Bei Microsoft-Diensten hat die Stadt ein externes Gutachten eingeholt und eine umfangreiche Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt.

Microsoft 365 nach systematischer Prüfung eingeführt

Die Entscheidung für Microsoft 365 basiert auf einem Vorprojekt aus 2021, in dem verschiedene europäische, offene und proprietäre Lösungen systematisch geprüft wurden. Als aussichtsreichster europäischer Ansatz galt die dPhoenixSuite von Dataport, die jedoch in zentralen Funktionen fünf bis zehn Jahre hinter Microsoft lag. Das Projekt wurde inzwischen eingestellt.

Entscheidend waren für die Stadt Funktionalität, Interoperabilität und Support. Über 50 Fachverfahren sind technisch auf Microsoft-Schnittstellen angewiesen oder funktionieren nur mit vollständiger MS-Office-Kompatibilität. Alternative Lösungen wie Nextcloud oder LibreOffice erfüllten die Anforderungen an Kollaboration, Interoperabilität und Makro-Unterstützung nicht ausreichend.

Strategie zur Reduzierung von US-Abhängigkeiten

Die Stadt arbeitet fortlaufend daran, Abhängigkeiten von großen US-Anbietern zu reduzieren. Dazu gehört eine kontinuierliche Beobachtung des Marktes für europäische oder nationale Alternativen. In einzelnen Bereichen wurde bewusst auf US-Dienste verzichtet – etwa bei der städtischen Telefonie, wo eine deutsche Lösung genutzt wird.

Innerhalb der städtischen IT wurde eine eigene Stelle geschaffen, die neue Technologien systematisch prüft und bewertet. Die Verwaltung steht im regelmäßigen Austausch mit anderen Kommunen und Fachverbänden und nimmt an bundesweiten Fachveranstaltungen teil.

Kooperation mit Forschungseinrichtungen auf Konzernebene

Ein strukturierter Austausch mit regionalen wissenschaftlichen Einrichtungen zu digitaler Souveränität findet regelmäßig auf Konzernebene mit zahlreichen Partnern der IT-Wissenschaft und Wirtschaft statt. Der operative Schwerpunkt liegt derzeit auf der Umsetzung laufender Digitalisierungsprojekte sowie der Einführung zentraler Fachverfahren und Infrastrukturen.

Parallel finden auf kommunaler Ebene Abstimmungen und strategische Diskussionen zum Thema digitale Souveränität statt, insbesondere im Rahmen interkommunaler Netzwerke und über Fachverbände.

Vollständiger Umstieg auf Open-Source derzeit nicht realisierbar

Die Stadt prüft regelmäßig, ob ein vollständig auf Open-Source-Software basierendes IT-System für die Verwaltung möglich und sinnvoll wäre. Nach heutigem Stand gibt es jedoch keine vollumfänglichen Lösungen am Markt, die alle für eine Großverwaltung notwendigen Bereiche gleichzeitig abdecken.

Ein kompletter Umstieg würde hohe Schulungskosten verursachen, die Systeme stark fragmentieren und erhebliche Risiken für den laufenden Betrieb mit sich bringen. Die Verwaltung betont, dass eine Kommune diese Aufgabe nicht allein lösen kann, sondern auf gemeinsame Entwicklungen und tragfähige Angebote angewiesen ist.