Die Verwaltung will das veraltete Personalmanagementsystem Loga durch SAP HCM in der Private Cloud Edition ersetzen. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 7,3 Millionen Euro für die Einführung plus jährlich steigende Betriebskosten. Der Haupt-, Wirtschafts- und Finanzausschuss berät am 11. März über das Vorhaben.

Modernisierung der Personalverwaltung geplant

Das seit 2021 geplante Projekt zur Ablösung des bestehenden Personalmanagementsystems Loga soll nun umgesetzt werden. Die Verwaltung schlägt vor, SAP HCM (Human Capital Management) in der Private Cloud Edition einzuführen. Das System soll bei der rku.it beauftragt und mit einer Mindestlaufzeit von fünf Jahren betrieben werden.

Die Entscheidung für SAP HCM begründet die Verwaltung mit der Strategie, auf die SAP-Produktfamilie zu setzen und Synergien mit dem bereits genutzten SAP-System im Finanzbereich zu schaffen. Gleichzeitig soll die Systemkomplexität reduziert werden.

Funktionale Erweiterungen dringend erforderlich

Das neue System soll nicht nur die bisherigen Funktionen ersetzen, sondern auch wichtige Bereiche abdecken, die bisher unzureichend unterstützt werden. Dazu gehören:

Bewerbungsprozess: Die derzeitige Software kann den gestiegenen Anforderungen an Transparenz und Prozessgeschwindigkeit nicht mehr entsprechen. Viele Bearbeitungsschritte sind nur teilweise systemintegriert.

Personalentwicklung: Individuelle Lernpfade, Kompetenzentwicklung und digitale Lernformate gewinnen an Bedeutung, werden aber technisch nur eingeschränkt unterstützt.

Strategische Personalplanung: Die vorhandenen Systeme ermöglichen keine integrierte Personalbedarfs- und Nachfolgeplanung. Angesichts des demografischen Wandels und Fachkräftemangels werden digitale Analysetools dringend benötigt.

Weitere Bereiche: Auch die Ausbildungsverwaltung, die dienstliche Beurteilung sowie Reisekosten- und Personalkostenplanung sollen digital modernisiert werden.

Hohe Investitions- und Betriebskosten

Die Gesamtkosten für das Projekt belaufen sich auf 7,331 Millionen Euro für die Einführung. Dazu kommen jährliche Betriebskosten, die von 1,042 Millionen Euro in 2026 auf 2,723 Millionen Euro in 2028 steigen. Ab 2029 ist eine jährliche Steigerung von 3,3 Prozent vorgesehen.

Zusätzlich fallen Abschreibungen von 733.000 Euro pro Jahr sowie durchschnittliche Zinskosten von 136.000 Euro jährlich an. Für das HR Service-Management sind weitere 350.000 Euro Personalkosten eingeplant.

Wegfall der Kooperationserlöse

Mit der Umstellung entfallen ab 2027 die bisherigen Einnahmen aus der interkommunalen Kooperation in Höhe von 2,9 Millionen Euro pro Jahr. Die Verträge mit anderen Kommunen mussten bereits gekündigt werden, da ein paralleler Betrieb beider Systeme personell nicht möglich war.

Dem stehen allerdings Einsparungen bei den Loga-Lizenzkosten von etwa einer Million Euro gegenüber. Zudem kann das Personal im Competence Center Personalwirtschaft von derzeit 13 Vollzeitäquivalenten sukzessive auf 3 bis 4 Stellen reduziert werden.

Beratungsfolge

Der Haupt-, Wirtschafts- und Finanzausschuss befasst sich am 11. März 2026 in der Vorberatung mit dem Vorhaben. Die endgültige Entscheidung trifft der Rat am 19. März 2026.

Die Verwaltung hat bereits Vorleistungen in Höhe von etwa einer Million Euro für Konzeption und Beratung erbracht, die auf die SAP HCM-Umsetzung ausgerichtet sind.